Vejledning til it-distriktskoordinatorerne

Kort om distrikterne

Ældre Sagen består af 215 lokalafdelinger, 57 koordinationsudvalg og 10 distrikter.

De 10 distrikter har konstitueret sig forskelligt. Fælles for dem alle er dog, at de har en distriktsledelse, som minimum skal bestå af en formand, en næstformand og en kasserer. Flere af distrikterne har desuden udpeget distriktskoordinatorer inden for ældre- og sundhedspolitik, social-humanitære aktiviteter, digitalisering og it samt nogle steder arrangements- eller kulturgrupper.

Antallet af koordinatorer varierer, afhængigt af hvor mange koordinatorer den enkelte koordinatorgruppe ønsker i gruppen. I nogle distrikter er der to koordinatorer og andre er der fem. Erfaringen viser, at det er godt at være flere, som dels kan danne fagligt fællesskab og sikre kvaliteten og arbejdsbyrden i forbindelse med distriktets aktiviteter.

Derudover er det også forskelligt, om alle koordinatorerne sidder som repræsentanter i distriktsledelsen, eller om der er udpeget en i koordinatorgruppen, som deltager i distriktsledelsesmøderne. Det er op til det enkelte distrikt.

Hvert distrikt dækker et specifikt geografisk område og et antal lokalafdelinger. Antallet af lokalafdelinger er forskelligt fra distrikt til distrikt (fra 19 til 30). Dette gælder også for den geografiske dækning, som for Nordjyllands tilfælde er vidt forskellig fra fx Hovedstaden.

It-koordinatorernes rolle og opgaver

It-koordinatorens rolle er overordnet set:

• At understøtte mulighederne for tværgående netværksaktiviteter mellem lokalafdelingerne i distriktet
• At skabe rum for videndeling og erfaringsudveksling
• At sikre ny inspiration til det lokale it-hjælpearbejde

It-koordinatorernes opgave i distriktet er således at understøtte distriktets it-frivillige i forhold til de opgaver, som de har påtaget sig.

Derudover er det it-koordinatorernes opgave sammen med sekretariatets medarbejdere at motivere lokalafdelingerne i distriktet til at sætte gang i flere it-aktiviteter til glæde for endnu flere ældre i lokalområderne. Her kan distriktskoordinatorerne fx benytte De 10 opmærksomhedspunkter som samtale- og udviklingsværktøj, således at I på temadagene løbende benytter hinanden som sparringspartnere i forhold til de 10 udviklingsområder. Tag gerne et par punkter på hver temadag.

Benyt De 10 opmærksomhedspunkter

Hvilke aktiviteter kan være med til at klæde it-frivillige på?

En måde at klæde it-frivillige på og skabe flere it-aktiviteter i distriktet er at arrangere møder, temadage og kurser for distriktets it-frivillige.

Her har it-frivillige mulighed for at tilegne sig ny faglig viden og mulighed for erfaringsudveksling. På den måde inspireres deltagerne af, hvordan man i andre lokalafdelinger griber forskellige it-hjælpeopgaver an. Mange nye ideer og gode måder at tackle forskellige problemstillinger på kommer oftest fra en anden lokalafdeling, som måske netop har været igennem det, som man selv ser som en udfordring i arbejdet med it-hjælpen.

Arrangementerne i distrikterne skaber også netværk og samarbejde mellem lokalafdelingerne i distriktet. Det er nemmere at sætte en ny aktivitet i gang, hvis man ved, hvem man kan kontakte for yderligere hjælp, når udfordringerne opstår hen af vejen.

It-koordinatorerne kan med fordel arrangere minimum to møder, kurser eller temadage om året for it-frivillige i distriktet, så de med jævne mellemrum har mulighed for at dele erfaringer og blive opdaterede på ny viden inden for it-området.

Økonomi i distrikterne

Som udgangspunkt afsættes der hvert år midler fra Ældre Sagens budget til at afholde arrangementer, som kan understøtte distrikterne i at skabe netværksaktiviteter, videndeling og inspiration - og dermed støtte erfaringsudvekslingen og øge aktivitetsniveauet på it-området.  

Distrikterne tildeles hvert år kontingentmidler fra Ældre Sagens samlede budget. Det samlede beløb til udbetaling i 2024 var 2.370.000 kr., som fordeles efter en fordelingsnøgle (geografisk størrelse, antal kommuner og antal lokalafdelinger):

Midlerne administreres af distriktsledelsen og kan blandt andet benyttes til møder og arrangementer i distrikterne. Som it-distriktskoordinator skal du således kunne:

• Fremlægge en plan for de kommende aktiviteter og arrangementer, der lever op til målsætningerne om netværksaktiviteter, videndeling og inspiration.
• Skaffe fornuftige tilbud på lokaleleje og forplejningsløsninger, der tilstræber lave omkostninger. Undersøg nøje, hvad der er af muligheder for at låne lokaler rundt om i distrikts kommuner eller kontakt eventuelt større virksomheder, der fx som en del af deres CSR-aktiviteter, kunne stille deres lokaler til rådighed.
• Benytte oplægsholdere der er villige til at gøre det billigt eller gratis i lyset af, at vi er en civilsamfundsorganisation baseret på medlemskontingenter.

Kontakt it- og digitaliseringskonsulenten i sekretariatet, hvis du vil høre nærmere om prisniveauer og prisforhandling (hvad vi kan opnå).

Det gode arrangement

• Temaer: For at leve op til vedtægterne skal I sikre, at jeres møder, kurser og temadage tilsammen understøtter både skabelsen af tværgående netværksaktiviteter, sikrer videndeling lokalafdelingerne imellem og henter ny inspiration til it-hjælpearbejdet. En temadag bør derfor altid indeholde en formiddag eller eftermiddag, hvor deltagerne sidder sammen på tværs af lokalafdelingerne og udveksler erfaringer om det lokale it-arbejde - meget gerne understøttet af De 10 opmærksomhedspunkter.

• Formål: Gør jer klart, hvad I gerne vil opnå med tema-arrangementet? Hvad håber I på, at deltagerne får med sig hjem? Hvad kan de efterfølgende, som de ikke kunne før? Og giv fx dette videre til den eller dem, der eventuelt skal holde oplæg.
• Målgruppen: Selvom målgruppen er it-frivillige, så vær opmærksom på, at deltagerne kommer med forskellige forudsætninger og motivationer for at være frivillige. Fra gang til gang er det en god idé at spørge ind til deltagernes ønsker og oplevelser som udgangspunkt for det næste arrangement.
• Tilrettelæggelse: Hvordan skal arrangementet forløbe? Husk korte oplæg eller blokke af max 10-20 minutters varighed efterfulgt af plads til spørgsmål og dialog samt en strække-ben-pause efter mindst hver time. En oplægsholder, der måske får én hel time, skal holde en til to pauser - og i øvrigt forsøge at inddrage deltagerne mest muligt. 
• Invitation: Udsend invitationen i god tid og kontakt aktivitetslederne direkte i de lokalafdelinger, der ikke har tilmeldt sig i forhold til en given dato.
• Roller: Sørg for, at I er flere til at stå for arrangementet. Dels for at undgå aflysning ved sygdom og dels for, at I kan deles om opgaver og ansvar i forhold til det praktiske (opsætning af borde og stole, blomster til bordene, kaffe og te, kage/boller). Og som værter (hvem der tager imod gæsterne i døren og viser vej ind til ledige pladser (særligt i forhold til gruppearbejde, hvor der er behov for at lokalerne sidder sammen på tværs), byder velkommen, præsenterer oplægsholdere, siger farvel og tak).

Det gode værtskab

I dokumentet "Det gode værtskab" finder du inspiration og opmærksomhedspunkter i forhold til at gøre tema-arrangementet til en god oplevelse for flere. Fx at værtskabet allerede starter hjemme i entreen hos de mulige deltagere.

Samarbejdet med Frivilligafdelingens konsulenter i Sekretariatet

I sekretariatets frivilligafdeling er der ansat to konsulenter til at understøtte det frivillige arbejde på it-området i Ældre Sagen. Konsulenterne står til rådighed for dialog og sparring om fx kurser og temadage, rekvirering af lister over it-frivillige i distriktet og meget mere. Desuden deltager de gerne med debatoplæg på temadage idet omfang, det er muligt.

Konsulenterne afholder fællesmøderne for koordinatorerne (se nedenfor) og kan så vidt det er muligt, deltage på temadage og udviklende møder.

Ring eller skriv til:

Martin Geysner
Mobil: 20 35 61 24
Mail: mg@aeldresagen.dk

Jesper Holst
Mobil: 20 46 71 37
Mail: jho@aeldresagen.dk

Fællesmøder

Hvert år afholdes fællesmøder for it-koordinatorerne i distrikterne. Et møde i slutningen af maj i Middelfart og så vidt muligt et møde i november i Snorresgade. Alle it-koordinatorer er meget velkomne. Udgifter i forbindelse med deltagelse dækkes af Ældre Sagens sekretariat.

Formålet med møderne er at skabe videndeling om arbejdet i distrikterne både mellem koordinatorerne indbyrdes og mellem sekretariat og koordinatorerne. Derudover handler møderne om i fællesskab at se på udviklingen på it-området og drøfte hvilke tiltag og arrangementer, som bedst kan hjælpe lokalafdelingerne videre med de ønsker og udfordringer, som de har eller stilles overfor.

Fællesmøderne er en rigtig god mulighed for at lære de andre koordinatorer og konsulenterne at kende og få et større indblik i distriktsarbejdet på it-området.

Skabelon til temadag

Her er et eksempel på, hvordan I kan opbygge en temadag. Husk at give så meget plads som muligt til netværksaktiviteter, videndeling og gensidig inspiration i jeres distrikt - eventuelt krydret med et enkelt eksternt oplæg. Inviter gerne it- og digitaliseringskonsulenten fra sekretariatet med ind til et punkt om fx Nyt fra Snorresgade (og/eller afholdelse af punktet om gensidig inspiration):