Værktøjer til frivillige

Nyt bookingsystem, Membersite - brugervejledninger

På denne side kan du finde hjælp til...

Kom i gang med bookingsystemet

Bookinghjælperes administration af deltagere

Tips og triks

PDF: Tips og triks

Tips og triks:

Ordforklaring på begrebet brugt i det nye bookingsystem ”Membersite”:

Membersite: Navnet på det nye bookingsystem
Opret medlem: En funktion der bruges til at oprette en profil i bookingsystemet på de ikke digitale personer der ikke er medlemmer af Ældre Sagen. Det er ikke en indmeldelse i Ældre Sagen, men en ”indmeldelse” i bookingsystemet.
Udvalgspost: Alle med en frivilligrolle ”udvalgspost” hos jer, kan få mulighed for at blive tilmeldt arrangementer og aktiviteter til en specialpris og med pladser afsat til formålet.
Netværk: lokalafdeling
Gentaget arrangement = fast aktivitet
Arrangør = den frivillige, der står for arrangementet (fx instruktør for stolemotion) – vælges ifm. oprettelse af arrangement (webmaster)
Rediger/publicer = kladder
Publicerede = udgivet på hjemmesiden

Gode råd til nye lokalafdelinger
Åben for arrangementstilmeldinger successivt. Sørg for at åbne for tilmelding til et arrangement af gangen, så I kan følge med i lokalafdelingen.

Lav arrangement i lokalafdeling, hvor medlemmer kan komme og logge ind og tilmelde sig et arrangement som koster fx 20 øre. Det er der gode erfaringer med, og det er hjælp til selvhjælp.

Ved større arrangementer; skriv hvem som medlemmer kan kontakte for hjælp med tilmelding i lang tekst.

Hvis arrangement er et stort tilløbsstykke, sæt max deltagerantal lavere end det antal, I maksimalt kan være for at sikre, at I kan få registreret evt. fysiske tilmeldinger også. I kan hele tiden justere deltagerantal op.

Webmasteren opretter alle arrangementer og aktiviteter
Tip! Når du vælger en dato for gentagelse af aktiviteter, så vælg datoen en dag efter sidste forekomst, for at få den sidste forekomst med.

Tip! Populære arrangementer med venteliste – reserver til familiemedlemskab. Hvis der kommer et afbud til et fuldt booket arrangement, og I gerne vil sikre, at par fra familiemedlemsskab begge kan få plads, så udbud arrangementet med en plads mindre. I stedet for at udbyde fx max 50 pladser, så udbyd 49, og ret derefter op til 50, så begge kan få plads hvis der kommer afbud.

Bookinghjælperes administration af deltagere
Principper for tilmelding medlemmer: Medlemmer kan tilmelde sig selv, deres partner hvis familiemedlemskab, og andre hvis de kender vedkommendes medlemsnummer og fødselsdato.

Principper for tilmelding Bookinghjælpere: Bookinghjælpere kan tilmelde flere medlemmer i lokalafdelingen på én gang fra lokalafdelingen plus de ikke-medlemmer, de selv opretter i lokalafdelingen. Hvis man som bookinghjælper, skal tilmelde medlemmer uden for lokalafdelingen, så skal man indtaste medlemsnummer og fødselsdato.

Rapporter
Der findes en række rapporter i Membersite, som giver et godt overblik over deltager og økonomi.

Deltagerliste på arrangementer, som du er ansvarlig for. Denne liste kan hentes af aktivitetsledere, hvor de kan se deltagere på det hold, som de er ansvarlige for.

Deltagerliste lokalafdeling – med valgte ydelser. Denne liste bruges til at få overblik over et arrangement, hvor der fx er påstigning flere steder. Rapporten viser det enkelte arrangement med de ydelser, som er defineret.

Deltagerliste lokalafdeling – med betalingsstatus. Denne liste bruges til at få et overblik over deltagere på arrangementer med betalingsstatus.

Deltagerliste lokalafdeling – ikke betalt. I denne rapport fremgår deltagere på arrangementer, som ikke har betalt.

Lokale indbetalinger. Denne rapport anvendes til at afstemme lokale indbetalinger. Vælg imellem lokal MobilePay, lokal kontant, lokal bankoverførsel og lokal kortterminal.

Udbetalinger – gennemførte og kommende. I denne rapport kan kassereren får overblik over hvor mange penge, der er på vej fra sekretariatet ved næste udbetaling.

Tip! Rapport Deltagerliste med valgte ydelser. Brug denne rapport hvis du har behov for at printe et arrangement ad gangen.

Efterregistrering af deltagere, som er mødt frem til en aktivitet og har betalt i døren
Hvis I har behov for at kunne efterregistrere deltagere, som er mødt op til et arrangement og har betalt i døren, kan webmasteren sætte frist for tilmelding til et par dage efter afholdelse af arrangementet. Ved at gøre dette, vises arrangementet under ’Kommende arrangementer’ i Membersite. Arrangementet vil ikke blive vist på jeres lokale hjemmeside, fordi slutdato er passeret.

Fravælg venteliste
Der er som udgangspunkt venteliste på alle arrangementer. Hvis du vil undgå at bruge venteliste kan det ske ved at sætte summen af antal tilmeldinger under deltagertyper til at være det samme som det maksimale antal pladser.

Opret profil på person der ikke er medlem
Brug funktionen ”Indmeld medlem” under menuen ”Min forening”. Det er et misvisende navn til funktionen da personen ikke bliver indmeldt i Ældre Sagen men kun i bookingsystemet Membersite. Bemærk! Hvis mailen eksisterer i Membersite i forvejen for eksempel på ægtefælles profil kan du ikke få lov til at oprette. Alle mailadresser skal være unikke og må altså kun stå i systemet en gang.

null

Login med MitId

MitId login virker kun hvis vi har medlemmets oplysninger rigtigt registreret i databasen. Der kan være forkert registrering af navn, adresse eller fødselsdato.

Gem loginadresse som favorit i din internetbrowser

null

Webmasteres oprettelse af arrangementer og aktiviteter

Pixie bøger, det korte af det lange

For dig der vil tilmeldes et arrangement i det nye bookingsystem

Sidst opdateret 11.04.2025

Support: