E-mail og dokumenter
Når I skal sende e-mails og arkivere dokumenter i lokalafdelingen, er det vigtigt at det foregår så nemt og sikkert som muligt.
Det kan I gøre ved at bruge onlineprogrammet Ældre Sagen E-mail og dokumenter, der lever op til gældende GDPR-regler og persondataloven.
Hvilke muligheder giver Ældre Sagen E-mail og dokumenter?
Ældre Sagen E-mail og dokumenter bygger på Microsoft-programmet Microsoft365 (M365).
Det indeholder e-mail- og kalenderprogrammet Outlook, Office pakken (Word, Excel, PowerPoint) og muliggør arkivering og deling af dokumenter i fælles mapper.
Alt foregår online via login på en hjemmeside.
Log ind på Ældre Sagen E-mail og dokumenter
Hvem kan bruge Ældre Sagen E-mail og dokumenter?
Alle frivillige med lederroller i lokalafdelingen, koordinationsudvalget og distriktet får tilbudt en gratis licens til Microsoft365.
Sikker mail
Det er vigtigt at kommunikere sikkert og troværdigt med frivillige, medlemmer og samarbejdspartnere.
Det kan I sikre ved at bruge de mailadresser og postkasser, der stilles til rådighed gennem Ældre Sagen E-mail og dokumenter.
Hvis man er registreret med en lederrolle og har fået tildelt en personlig licens, får man sin egen personlige Ældre Sagen-mailadresse.
- Eksempel: 342pej@aeldresagen-post.dk
Ud over den personlige mailadresse er der også oprette såkaldte funktionsmailadresser, der knytter sig til lokale frivilligområde fx besøgstjenesten.
En funktionsmail er en fælles postkasse, som fx hjemmeplejen kan skrive til. Funktionsmailen vil gå i arv fra aktivitetsleder til aktivitetsleder, så information og viden fastholdes i lokalafdelingen.
- Eksempel: besoegstjeneste-viborg@aeldresagen-post.dk.
Herudover vil lokalafdelingen også have sin egen mailadresse.
- Eksempel: viborg@aeldresagen-post.dk.
Håndtering af dokumenter
Med Ældre Sagen E-mail og dokumenter får I adgang til Office pakken (Word, Excel, PowerPoint), og I kan dele jeres dokumenter og filer nemt og effektivt med både interne og eksterne personer.
Ældre Sagen E-mail og dokumenter er bygget op omkring en mappestruktur, hvor man får adgang til de mapper, der tilhører ens frivilligrolle plus den fælles lokalafdelingsmappe. Disse mapper går i arv til de næste på posten, så man sikrer en god overlevering og historik i lokalafdelingen.
Online møder
Ældre Sagen E-mail og dokumenter giver mulighed for at holde online Teams møder. Det foregår via Outlook-kalenderens mødeinvitationer.
Vejledninger
Vejledninger til Microsoft365 og Ældre Sagen E-mail og dokumenter
