Adressebeskyttelse
Adressebeskyttelse og Ældre Sagens it-systemer
Ældre Sagen ajourfører jævnligt vores medlemslister op mod CPR-registret og det har vist sig, at vi i den forbindelse automatisk får besked, hvis et medlem har søgt navne- og adressebeskyttelse hos CPR-registret.
Datatilsynet har i en afgørelse, der omhandlede navne- og adressebeskyttelse, gjort opmærksom på, at man som dataansvarlig har pligt til at sørge for at beskytte personens oplysninger bedst muligt og herunder tilrettelægge arbejdsgange, der tager højde for dette.
Til en start har Ældre Sagen sørget for at tilrettelægge arbejdsgange og løsninger, så disse beskytter navne-og adressehåndteringen i videst muligt omfang.
- Kun nødvendige medarbejdere har adgang til oplysninger
Kun en begrænset gruppe nødvendige medarbejdere i sekretariatet har adgang til disse medlemmers oplysninger. -
Frivillige har ikke adgang til oplysninger
Antalsmæssigt har ca. 2000 frivillige potentiel haft adgang til at behandle oplysninger om disse personer via fx listeværktøjet og bookingløsningen. Der er ikke kun tale om nødvendige frivillige, der har adgang til netop disse oplysninger og der er en risiko for, at oplysningerne fx deles med andre deltagere på et hold. Derfor kan adressebeskyttede medlemmer eller frivillige ikke fremsøges i disse systemer.
- Spærret for visning af medlemskort på Tilbudsappen
Medlemmer kan downloade deres medlemskort på vores Tilbudsapp ved at indtaste medlemsnummer og fødselsdato. Herefter får man vist medlemskortet med personens navn og lokalafdeling. Det medfører en risiko for, at en eventuel krænkende partner fremskaffer sig oplysninger om fx navneændring og ændring af bopælsområde, hvis det navne- og adressebeskyttet medlem ikke har husket på at få nyt medlemsnummer hos Ældre Sagen.
- Spærret for online tilmelding til aktiviteter
Der er tilsvarende spærret for online tilmelding til bookingløsningen, da medlemmer også her tilmelder sig ved at indtaste medlemsnummer og fødselsdato og får vist navn, adresse, tlf. og mail. De lokalafdelinger der bruger bookingsystemet må håndtere tilmeldinger fra adressebeskyttede ved at notere de pågældende som tilmeldt uden om bookingsystemet og så nedjustere antal pladser på arrangementet tilsvarende.
Det har vist sig, at knap 70 frivillige har navne- og adressebeskyttelse og omkring 5000 medlemmer. Det er et begrænset antal i forhold til antal medlemmer og frivillige hos Ældre Sagen. Derfor blev det besluttet ikke at melde noget ud til Ældre Sagens medlemmer, for ikke at gøre et problem af noget, som måske ikke var det.
I forhold til vores frivillige er der indarbejdet beskrivelse af arbejdsgange til håndtering af navne- og adressebeskyttelse i vejledningerne til Listeværktøjet og Bookingløsningen.
Der arbejdes på at finde løsninger, der kan håndtere de problemstillinger, som navne- og adressebeskyttelsen har afstedkommet, men der er ikke nogen hurtige løsninger. Der skal indhentes dokumenteret samtykke fra medlemmerne til ophævelse af navne- og adressebeskyttelsen i regi af Ældre Sagen og der skal udarbejdes en arbejdsgang, der løbende kan håndtere indhentelse af samtykke. Vi regner med at tilbyde en ”alt eller intet” løsning, da andet vil være svært at administrere og vedligeholde, hvis der skal ske tilpasninger til de forskellige løsninger som tilbudsappen, booking og listeværktøjet.
Vi håber på jeres forståelse for vores håndtering af navne- og adressebeskyttede personers personoplysninger i regi af Ældre Sagen, da der er tale om nødvendige tiltag, som skal løses.
I vil modtage besked, når vi har fundet frem til mere ”nuancerede” løsninger, der kan tage højde for, at en person har givet samtykke til, at Ældre Sagen må se bort fra deres navne- og adressebeskyttelse.
Spørgsmål vedrørende regler for adressebeskyttelse stilles til planlægnings- og persondatakoordinator Berit Nordahl : 33 96 86 37 eller email bn@aeldresagen.dk
Hjælp til håndtering af adressebeskyttelsen i listeværktøjet eller booking kontakt Per Jacobi i Frivilligservice på 33 96 86 90 eller email pj@aeldresagen.dk
